仕事に追われてばかりで、やることリスト（TO-DO）がどんどん積み上がっていく──。そんな経験、誰しもあるのではないでしょうか。リストを完了させるたびにスッキリするはずなのに、気づけばやり残しばかり。むしろストレスの原因になっていると感じることもあるかもしれません。
本記事では、そんなTO-DOリストの“意外な落とし穴”に迫りつつ、生産性を高めるための時間管理ツールの代替案をご紹介します。「やることに追われる日々」から「自分の意思で動ける日常」へと変わるヒントを、ぜひ手に入れてください。
1.TO-DOリストに潜む意外な限界とは？
一見便利なTO-DOリストですが、多くの人が思わぬ落とし穴にはまってしまう傾向があります。
まず一つ目の落とし穴は、タスクを書くだけで満足してしまい、実際にはチェックされないまま残ってしまうことです。リストが増えるばかりで、「やらなければ」というプレッシャーばかりが残ってしまいます。
二つ目は、簡単な作業ばかりを優先しがちになるという点です。すぐに終わる表面的な「シャローワーク」に集中してしまい、本来集中すべき「ディープワーク」が後回しになることがよくあります。
三つ目は、終わらなかったタスクが翌日に繰り越され、達成できなかったという罪悪感が積み重なってしまうことです。このような精神的ストレスは、日々の集中力にも悪影響を与えかねません。
さらに心理学では、「ゼイガルニク効果」と呼ばれる現象も指摘されています。これは、未完了のタスクが脳内で消化不良のままとなり、集中力を奪うというものです。TO-DOリストに未完了のタスクが多くなるほど、かえって脳のリソースを圧迫してしまうのです。
2.時間で管理する「時間ブロッキング」という考え方
TO-DOリストに代わる新たなタスク管理法として、今注目されているのが「時間ブロッキング（Time Blocking）」という手法です。これは、タスクを「やること」として記録するのではなく、「この時間にやる」と予定としてスケジュールに組み込む方法です。
例えば、午前9時から10時まではメール返信、10時から11時半まではプレゼン資料の作成、午後1時からはクライアントミーティングというように、時間単位であらかじめ行動を決めておきます。これにより、曖昧だったタスクの“やるタイミング”が明確になり、行動に移しやすくなります。
また、この時間ブロッキングは「ディープワーク」を意識的に確保することにもつながります。カル・ニューポート氏の著書『ディープ・ワーク』では、集中力の高い状態で取り組む仕事が「人生の価値を上げる」とされています。時間を区切って集中する時間を設けることで、表面的な作業に流されることなく、本当に重要な仕事に取り組むことができるようになります。
3.時間管理を劇的に変える注目ツール
時間ブロッキングを実践するうえで役立つ、実践的かつ効率的な時間管理ツールがいくつかあります。その中でも特に注目したいのが、「Sunsama」というアプリです。
Sunsamaは「1日の設計ツール」として多くのユーザーから高く評価されています。毎朝のガイドに従ってタスクを1日の中に自然に組み込んでいく仕組みがあり、やるべきことを明確なスケジュールへと落とし込むプロセスをサポートしてくれます。
自分の行動を設計するという視点で、タスク管理がより直感的に行えるようになります。その他にもTodoistやNotionなど、自分の使いやすいツールを見つけることが成功の鍵です。
4.新しいツールが続かないと感じたら
とはいえ、新しい管理ツールを導入しても「続かない」「面倒」と感じてしまう方も少なくないでしょう。そこで効果的なのが、スモールステップで始めることです。
例えば、まずは1日1つだけタスクを時間で区切って予定に入れてみることから始めてみてください。また、週に1回だけSunsamaやNotionで振り返りの時間を作るという方法も効果的です。
少しずつ慣れてきたら、全体のスケジュールに広げていけば問題ありません。継続のコツは「すべてを完璧に管理しようとしないこと」です。無理なく、柔軟に取り組むことが、続けるための最大のポイントになります。
まとめ
TO-DOリストは、タスクを「見える化」するという点では便利ですが、「やることが増えるだけ」「未完了の罪悪感」「重要な仕事の後回し」など、意外な落とし穴も多く存在します。
そこで注目したいのが、時間をベースにタスクを管理する「時間ブロッキング」という考え方です。自分の意思で動ける時間の使い方を実現するには、この手法が非常に有効です。
SunsamaやTodoist、Notionといった優れたツールを活用すれば、タスクに追われるのではなく、主体的に1日を設計する力が身につきます。今日から少しずつ、TO-DOリストから卒業して、自分の時間を取り戻してみませんか？
参考文献一覧
- なぜTO-DOリストが機能しないのか？その心理学的理由（Forbes JAPAN）
https://forbesjapan.com/articles/detail/30854 - Sunsama公式サイト
https://sunsama.com/ - Todoist公式ブログ：時間ブロッキングの始め方
https://todoist.com/ja/productivity-methods/time-blocking - Notionでの時間管理術｜時間ブロックテンプレート付き（Notion公式ガイド）
https://www.notion.so/ja-jp/templates/time-blocking - 『Getting Things Done』デビッド・アレン著｜仕事をストレスなく終える方法
https://gettingthingsdone.com/ - 「スモールステップ」で続ける習慣化テクニックとは？（スタンフォード大学行動デザインラボ）
https://www.tinyhabits.com/
