経費処理は企業や個人事業主に欠かせない業務ですが、手入力や手動集計ではヒューマンエラーや時間のロスが生じやすくなります。営業職や事務職の多忙な読者の中には「経費処理の時間を短縮したい」「自動化で精度を高めたい」と考える方も多いでしょう。本記事ではExcelとPowerQueryを活用し、経費データを自動集計して正確性とスピードを両立させる方法を解説します。専門知識は不要で、Excelさえあれば始められる実践的な手法です。少額事業者にも役立つ再現可能な仕組み化を紹介します。

1.手作業の経費処理が抱える課題とは？効率化の必要性を考える

経費処理は申請から集計まで複数の工程を含みますが、手動で行っていると時間と労力がかかります。特に月末や期末のように処理が集中する時期は、担当者の負担が一気に増加します。

非効率の原因は主に3つあります。1つ目はデータ入力の重複です。複数のシートやファイルに同じ内容を何度も転記すると、ミスや整合性のズレが起こります。

2つ目はフォーマットの不統一です。部署ごとにレイアウトが異なると、集計時に手動で調整が必要になります。

3つ目は作業の属人化です。Excel関数やマクロを駆使しても、担当者が変わると引き継ぎに時間がかかり、作業ミスが発生する可能性があります。

これらを放置すると、経費処理のスピードだけでなく、経営判断に使うデータの信頼性も低下します。たとえば、ある中小企業では、経費報告の集計に毎月3時間以上かかっていましたが、PowerQuery導入後は20分程度に短縮されたという事例があります。このように、自動化は単なる効率化ではなく、時間資産の創出にもつながるのです。

2.Excel×PowerQueryが経費処理を変える！自動集計の仕組みと特徴

PowerQueryは、Excelに標準搭載されているデータ変換ツールで、複数ファイルの統合や整形を自動で行うことができます。特別なアドインを入れる必要はなく、「データ」タブからすぐに利用できます。このツールの核となる考え方は「ETL（Extract・Transform・Load）」です。

まず、Extract（抽出）で各部署や担当者が提出した経費データを自動で読み込みます。フォルダ単位での一括読み込みも可能です。次に、Transform（変換）で日付の形式統一、金額の型変換、不要列の削除などを自動処理します。最後に、Load（読み込み）で変換後のデータを新しいシートに出力し、ピボットテーブルやグラフに反映します。

一度設定すれば、次回以降は「更新」ボタンをクリックするだけで最新のデータに反映されるため、手動作業はほとんど不要です。また、PowerQueryは再利用性の高さが特徴です。例えば、毎月の交通費データを1つのフォルダに集約しておけば、自動で更新された集計表を数秒で作成できます。さらに、PowerQueryはPowerBIとの連携にも優れています。可視化ダッシュボードを作成すれば、経費の増減や支出割合をリアルタイムで分析することも可能です。

つまり、PowerQueryを導入すれば、「経費処理」という反復作業を「仕組みが動く状態」に変えられるのです。

3.実践ステップ：PowerQueryで経費データを自動集計する方法

PowerQueryの設定は、初心者でも3つのステップで実行できます。

3-1.経費データを整理する

まずは、月ごとの経費明細ファイルを1つのフォルダにまとめましょう。たとえば、「2025年1月.xlsx」「2025年2月.xlsx」などを「経費データ」フォルダに保存します。PowerQueryはこのフォルダを自動で認識し、全ファイルを一括で読み込みます。

3-2.PowerQueryでデータを統合する

Excelを開き、「データ」タブから「データの取得」→「フォルダから」を選択します。フォルダを指定して「結合して変換」をクリックすると、PowerQueryエディタが開き、複数ファイルが一覧表示されます。ここで「結合して変換」を選ぶと、自動で統合テーブルが生成されます。これは経費処理における自動集計の基礎となる部分です。

3-3.整形と自動集計を設定する

エディタ内で、不要な列を削除し、金額列や費目列のデータ型を統一しましょう。「グループ化」機能を使えば、費目別や部署別の経費を簡単に集計することが可能です。作業を保存してExcelに戻ると、整形後のデータが一覧化されます。更新時は「更新」ボタンを押すだけで最新情報が反映されます。

この仕組みを導入すれば、従来のようにファイルを開いてコピー・貼り付けを行う必要がなくなり、経費処理の属人化を防ぐことができます。最初は難しそうに感じるかもしれませんが、操作の多くはクリック中心で完結します。マクロやVBAが苦手な方でもすぐに習得できる点がPowerQueryの魅力です。

4.自動化による効果と注意点｜導入後に見直すべきポイント

PowerQueryによる自動化の最大の効果は、時間短縮と精度向上の両立です。

Excel／Google Sheets向けの業務効率化アドインを提供するIT企業「Ablebits」によると、PowerQueryを用いた自動処理で手動集計の工数を平均70％削減できたケースもあります。特にデータ量が多い企業では、その効果が顕著です。

一方で、導入後のメンテナンスも重要です。列名やフォルダ構成を変更するとクエリがエラーを起こすことがあるため、ファイル形式は統一しておくことが望まれます。また、定期的に不要データを削除し、PowerQuery設定のバックアップを取ることも忘れてはいけません。

チームで利用する場合は、設定手順をドキュメント化しておくと、属人化を防ぎ、安定した運用が可能になります。

PowerQueryを導入することで、単なる「業務効率化」ではなく、経理の見える化・経営判断の迅速化にもつながります。今後、分析ツール「PowerBI」などと組み合わせることで、経費分析やコスト最適化に活用できる可能性も広がるでしょう。

まとめ

ExcelとPowerQueryを活用すれば、経費処理の効率化と自動化を同時に実現できます。

初期設定に少し時間をかけるだけで、以後は更新ボタンを押すだけで最新の集計結果を取得可能です。これにより、毎月の経費処理に費やしていた時間を本来の業務や家族との時間に充てることができ、データの正確性と透明性も高まります。結果として、チームや経営層からの信頼も向上し、PowerQueryは単なるExcel機能ではなく、働き方を変えるツールとなるでしょう。

参考文献

SQL Spreads: “Power Query: What is it? Why use it?”

Ablebits: “Power Query in Excel tutorial: how to get, use and auto-refresh”

Claritix: “Automate Data Cleaning in Financial Reporting with Power Query”

CPA Australia / In The Black: “Excel tips: how to use Power Query to solve common budget issues”

ICAEW Excel Community: “Using PowerQuery for report transformation”

Medium: “Automate recurring expense tracking using Power Query and Power BI”

SumProduct: “Power Query: Start and End with Grouping”